Guía definitiva para reuniones de trabajo efectivas

El confinamiento y el trabajo remoto ha hecho que la fuerza la laboral no solo tenga dificultades para separar sus actividades profesionales de las personales, sino que también ha aumentado el tiempo destinado a juntas o reuniones.

19 diciembre, 2020

Por:BeCloud

El confinamiento y el trabajo remoto ha hecho que la fuerza la laboral no solo tenga dificultades para separar sus actividades profesionales de las personales, sino que también ha aumentado el tiempo destinado a juntas o reuniones.

Por ejemplo, ¿sabías que el 15% del tiempo laboral en las organizaciones se destina a juntas o reuniones, que los CEOs invierten hasta 33% de sus horas de trabajo en ese renglón, que un vicepresidente de una empresa de TI usa 44 horas a la semana al ítem y que un gerente de TI una media de 35?

A estos datos, recogidos del Harvard Business Review, se suman a otros reportados por el mismo medio, como por ejemplo que nueve de cada diez participantes en juntas de trabajo 'sueñan despiertas' y que 73% emplea el tiempo de la junta para realizar otras tareas. Incluso hay estudios que indican el exceso de reuniones o mal planificadas causa estrés, disgusto y agobio.

Para revertir el panorama no hay una receta mágica, pero sí algunas estrategias que te ayudarán a optimizar el tiempo invertido en reuniones y, en consecuencia, a aumentar la productividad. ¡Toma nota!

1. Agenda. Determina el objetivo y sigue una agenda detallada de los puntos a tratar que contemple introducción, planteamiento y cierre.

2. Participantes. Incluye solo a las personas relevantes para el proyecto o tema en cuestión. Una reunión de más de ocho personas puede resultar un caos.

3. Puntualidad. Respeta los tiempos pactados, ya sea que reunión sea presencial o virtual. Si se trata del seguimiento a una reunión previa, repasa de manera rápida sobre lo acordado en la última sesión.

4. Tecnología e infraestructura. Asegúrate de tener a punto la conectividad/plataformas necesarias para transmitir/proyectar/conectarte con otros colegas, así como de tener a mano el material de apoyo necesario para la presentación.

5. Seguimiento. Toma nota de los acuerdos/planteamientos/compromisos realizados durante la reunión, asignando desde el principio roles, responsabilidades y tiempos.

Una manera de optimizar las juntas de trabajo e impulsar la productividad es a través de Minutas Teams, de BeCloud, una solución en la nube dentro de Microsoft Teams, una aplicación premiada por Microsoft.

Es ideal para llevar un registro detallado de las reuniones de tu empresa y a monitorear los avances de tus colaboradores en todos tus proyectos. ¡Sin perder un solo detalle!

Te ayuda a capturar, organizar, jerarquizar, consultar y supervisar toda la información, acuerdos y puntos de interés que se desprende de las reuniones o juntas de trabajo, ya sean presenciales o remotas. Además, te ayuda a prevenir olvidos y conflictos dentro de los flujos de trabajo ya que podrás guardar y consultar en línea: acuerdos, objetivos y responsabilidades concertadas en cada una de tus reuniones.

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